"Волгоградский государственный технический университет" синхронизировал работу финансово-экономических служб 13 факультетов и 3 филиалов

26 октября 2016 года компания "АВИКО" сообщила о завершении проекта автоматизации финансово-хозяйственной и управленческой деятельности Волгоградского государственного технического университета (ВолгГТУ), на базе решений "1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8" и "1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8".

Волгоградский государственный технический университет (ВолгГТУ) (2016)

Цели проекта

На протяжении 10 лет для решения задач управления различными сферами деятельности вуз использовал целый ряд разрозненных программных продуктов, среди которых были как собственные разработки, так и дорогостоящие программы зарубежных производителей. В связи с этим возникали трудности при обмене данными между подразделениями вуза. Учет по некоторым параметрам требовал повторного ввода информации, зачастую отчетность в подразделениях велась в разных форматах. Было сложно собирать данные для ежегодной консолидированной отчетности вуза, систематизировать информацию и формировать отчетность по учету оказываемых платных услуг приходилось из нескольких программ, обмен между которыми отсутствовал. На сбор информации для формирования некоторых разделов годового отчета уходило до недели рабочего времени специалистов.

Кроме того, в связи с выходом новых федеральных государственных образовательных стандартов высшего профессионального образования (ФГОС ВПО) перед руководством российских вузов был поставлен ряд новых задач, в числе которых - создание единой информационной среды (ЕИС), которая должна охватывать не только управленческие задачи, но и задачи по расширению возможностей и объемов электронного обучения. При этом, ЕИС должна быть доступной для использования как сотрудниками, так и студентами вузов (создание личных кабинетов, доступ информации к учебным процессам и т.п.). Решение этой задачи на базе имеющихся у ВолгГТУ информационных систем было невозможно - ряд программ не позволял реализовать новые требования, сроки и стоимость адаптации других систем не устраивали руководство университета.

Ход проекта

Сложившаяся ситуация потребовала полностью пересмотреть подход к автоматизации процессов управления подразделениями и направлениями деятельности вуза с учетом новых требований Министерства образования и науки РФ. Руководство ВолгГТУ приняло решение о внедрении новой информационной системы на базе "1С: Предприятие 8". Партнером по внедрению стала компания "АВИКО", имеющая давний опыт сотрудничества с ВолгГТУ.

Для решения поставленных задач были выбраны системы "1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8" и "1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8". При внедрении выбранных систем требовалось не только решить новые задачи, но и сохранить (а, по возможности, и улучшить) востребованную функциональность ранее использовавшихся систем.«Группа Астра» в свободном доступе опубликовала курс по российской службе каталога ALD Pro для обучения администраторов 4.3 т

Система объединила работу 13 факультетов и трех территориально-удаленных филиалов учреждения. Стандартизирована методология бухгалтерского и налогового учета, ускорилась подготовка регламентированной отчетности. Организован оперативный учет платных образовательных услуг, ускорен расчет заработной платы и стипендий.

Проект был реализован за три месяца.

Итог проекта

• Создана единая для всех подразделений ВолгГТУ информационная система, соответствующая новым требованиям ФГОС ВТУ. Синхронизирована работа финансово-экономических служб университета и его филиалов. При этом стоимость сопровождения и технической поддержки системы снизилась в 2 раза.
• Консолидированная отчетность формируется теперь в значительно более короткие сроки в едином для всех подразделений формате. Исчезла необходимость сбора дополнительной отчетности подразделений, ее можно посмотреть в единой базе в любой момент.
• Настроен обмен информацией между кадровыми и бухгалтерскими службами, в результате чего сокращены трудозатраты на занесение учетных данных, первичных документов и формирование отчетности - как внутривузовской, так и в вышестоящие организации и учреждения.
• Создано "Автоматизированное рабочее место ректора", которое позволяет не только решать задачи, реализованные в старой системе, но и предоставляет ректору новые возможности. В частности, автоматизировано формирование отчета о движении денежных средств в разрезе центров финансовой ответственности (ЦФО). Отчет использует данные бухгалтерского и управленческого учета и формируется как с учетом внутренних финансовых заимствований между различными ЦФО, так и с учетом отчислений ЦФО на общехозяйственные расходы. При необходимости, пользователь может детализировать данные до первичного документа. Это помогло обеспечить надежный контроль за расходами учреждения.
• Автоматизирован учет услуг платного обучения. Организован оперативный обмен данными между бухгалтерской службой и подразделениями учебного управления, задействованные в работе с договорами. В результате исключена необходимость двойного ввода данных об обучающихся по договору, время на оформление платных услуг значительно сокращено.
• Автоматизирован расчет стипендии, в систему перенесена информация о расчетах за прошлые периоды. Организован обмен данными с бухгалтерией. Отчетность в контролирующие органы заполняется теперь не в ручном режиме, как это было ранее, а автоматически.
• Кроме того, новая система позволяет быстро подключить к ней подразделения вуза, автоматизируемые в настоящее время на базе решения "1С:Университет".

"Главная цель автоматизации достигнута в полной мере - была синхронизирована работа финансово-экономических служб университета и филиалов. Все проведенные работы в совокупности позволили сократить ошибки учета и снизить нагрузку на бухгалтерию и другие службы учреждения. Кроме того, созданная на базе "1С: Предприятие 8" система позволяет выполнять работы по сбору и представлению финансовой и бухгалтерской информации в сжатые сроки. Мне приятно отметить, что наш многолетний партнер - компания "АВИКО" - обеспечила перевод вуза на новую информационную систему за ограниченный интервал времени - первый квартал 2016 года". Евгений Александрович Захаров, проректор по учебной работе ВолгГТУ, доцент, кандидат технических наук